AI productivity: AIతో ఆఫీసు పనులు మరింత ఈజీ.. జెమిని, చాట్జీపీటీలను ఇలా వాడండి!
మీ రోజు ఈమెయిళ్లు, డాక్యుమెంట్లు, మీటింగులతో నిండిపోతుందా? అయితే కృత్రిమ మేధ (AI) సాధనాలు మీకు సహాయపడతాయి. చాట్జీపీటీ, గూగుల్ జెమిని వంటి టూల్స్ ఉపయోగించి మీ పనిని మరింత సులువు చేసుకోవచ్చు. దీనివల్ల మీరు ముఖ్యమైన ఆలోచనలకు, నిర్ణయాలకు ఎక్కువ సమయం కేటాయించవచ్చు. రొటీన్ గా చేసే పనులను ఏఐకి పురమాయించవచ్చు. దీంతో మీ ఆఫీస్ టెన్షన్ చిటికెలో ఎగిరిపోతుంది. అయితే, ఏఐ టెక్నాలజీని ఆఫీసు పని భారం తగ్గించుకోవడానికి ఎలా వాడాలో తెలుసుకుని ఉండటం చాలా ముఖ్యం.
Updated on: Jun 28, 2025 | 9:04 AM
ఈ ఏఐ టూల్స్ వాడడం తెలిస్తే చాలు.. వాటిని మీ రోజువారీ పనిలో ఎలా ఉపయోగించాలో అర్థం చేసుకోవడం ముఖ్యం. AI తో వేగంగా రాయడం, తెలివిగా మీటింగులకు సిద్ధమవడం వంటివి చేసుకోవచ్చు. ఈ పనులు మీరు చేయాలంటే చాలా సమయం పట్టేస్తుంది. అదే ఏఐ సాయం కోరితే మీ పని చిటికెలో చేసి పెట్టడమే కాకుండా మీకు అనవసర టెన్షన్ లేకుండా చూస్తుంది. మరి రోజూవారి పనుల్లో దీన్నెలా వాడుకోవచ్చో చూద్దాం..
1. స్పష్టమైన ఆదేశాలు ఇవ్వండి..
AI ని బాగా ఉపయోగించాలంటే, మీరు ఇచ్చే ఆదేశాలు (prompts) స్పష్టంగా ఉండాలి. సరైన ఆదేశాలు ఇస్తేనే మీకు కచ్చితమైన, ఉపయోగకరమైన సమాధానాలు వస్తాయి. ఉదాహరణకు..
మీ పనిని చెప్పండి: “నేను టీమ్ లీడర్ని, ప్రాజెక్ట్ అప్డేట్ తయారు చేస్తున్నాను.”
శైలిని తెలపండి: “దీన్ని వృత్తిపరంగా, సాధారణ భాషలో రాయండి.”
వివరాలు ఇవ్వండి: ఉదాహరణలు, ఎవరికోసం రాస్తున్నారు, మీ లక్ష్యం ఏమిటి వంటివి చేర్చండి.
“ఈ 7 పేజీల క్లయింట్ రిపోర్టును స్లైడ్ కోసం ఐదు పాయింట్లుగా చేసివ్వు.”
“డెమో కాల్ తర్వాత ఫాలో-అప్ ఈమెయిల్ రాయండి. మా ప్రాడక్ట్ బలాలు చెప్పండి, తదుపరి స్టెప్ సూచించండి.”
ఇలా చేస్తే, మీరు రాయడంలో, మార్పులు చేయడంలో సమయం ఆదా అవుతుంది.
2. సమాచార మార్పిడిని సులభతరం చేయండి
ఈమెయిళ్లు, చాట్లు, మీటింగ్ సారాంశాలు – వీటిపై మీరు చాలా సమయం గడుపుతారు. AIతో మీరు రాసే సమయాన్ని 50 నుండి 70 శాతం తగ్గించగలరు.
రోజువారీ ఉపయోగాలు:
మర్యాదపూర్వక ఈమెయిల్ సమాధానాలు త్వరగా రాసివ్వగలదు.
పెద్ద చాట్ మెసేజ్లను చిన్న, స్పష్టమైన అప్డేట్లుగా మార్చగలదు.
పెద్ద గ్రూప్ చర్చల నుండి రిపోర్ట్ ప్రిపేర్ చేసివ్వగలదు.
చిట్కా: మొదట మీ ఆలోచనలను వాయిస్ మెమో లేదా పాయింట్లుగా చెప్పండి. AI తో వాటిని మెరుగుపరచమని అడగండి.
3. సమాచార భారాన్ని తగ్గించుకోండి
పెద్ద PDF లు, మీటింగ్ రికార్డింగ్లు, పరిశోధన పత్రాలు – ఇవి చదవడానికి ఎవరికీ సమయం ఉండదు. AI టూల్స్ పెద్ద సమాచారాన్ని చిన్నగా తేలికైన ముక్కలుగా విడగొడతాయి.
ఉదాహరణ: మీటింగ్ రికార్డింగ్ను చాట్జీపీటీ లేదా జెమినిలో వేసి ఇలా అడగండి: “దీన్ని ముఖ్యమైన పాయింట్లు, తీసుకున్న నిర్ణయాలు వంటి వివరాలతో ఒక లిస్ట్ తయారు చేయు.”
4. ఆలోచనలు కార్యరూపంలోకి..
ప్రయత్నించాల్సిన ప్రాంప్ట్స్:
“రిమోట్ టీమ్లలో ఒత్తిడి గురించి 10 బ్లాగ్ టైటిల్స్ ఇవ్వండి.”
“30 నిమిషాల ప్రొడక్ట్ ఫీడ్బ్యాక్ మీటింగ్ కోసం మూడు పాయింట్ల అజెండా రాయండి.”
“ఈ నోట్స్ ను మా వార్తాపత్రికకు చిన్న పరిచయ పేరాగా మార్చండి.”
AI ని ఒక సహాయకుడిగా భావించండి. ఇది మీ మొదటి వెర్షన్ను త్వరగా సిద్ధం చేస్తుంది.
5. చిన్న సాంకేతిక పనులను ఆటోమేట్ చేయండి
మీరు ఎక్సెల్, షీట్లు వాడే పని ఉంటే, AI మీకు ఫార్ములాలు, ఆటోమేషన్లు, డేటా శుభ్రత పనులలో సహాయపడగలదు.
“ఒక Google Sheets ఫార్ములా రాయండి. ఇది ఒకే ఈమెయిల్ అడ్రస్లను కనుగొంటుంది.”
“ఈ మూడు టూల్స్ మంచి, చెడులను పోల్చే ఒక టేబుల్ తయారు చేయండి.”
“కొత్త యూజర్లను చేర్చుకోవడానికి ఒక ఆటోమేషన్ చెక్లిస్ట్ రాయండి.”
ఇక్కడ AI, మీకు తెలియకుండా వేస్ట్ అవుతున్న సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది.
6. మీటింగ్లకు ఒత్తిడి లేకుండా సిద్ధం కండి
మీటింగ్ తయారీకి మీటింగ్ కంటే ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. AI మీకు ఎక్కువ శ్రమ లేకుండా సమాచారం అందిస్తుంది.
AI ని అడగాల్సినవి:
“ఈ ఈమెయిల్ ఆధారంగా, నేను క్లయింట్తో ఏ విషయాలు మాట్లాడాలి?”
“రోడ్మ్యాప్ ఆలస్యాల గురించి CTO తో చర్చకు మూడు ముఖ్య విషయాలు చెప్పండి.”
“ఈ Google Doc ను 3 లైన్లలో సంగ్రహించండి. దీన్ని నేను మీటింగ్లో ఉపయోగించగలను.”
మీటింగ్ తర్వాత, మీ నోట్స్ ను AI లో వేసి ఇలా అడగండి: “దీన్ని ఫాలో-అప్ ఈమెయిల్గా మార్చండి. పనులు ఎవరు చేయాలో చెప్పండి.”
7. ప్రాంప్ట్స్ సేవ్ చేయండి
మీ పనికి బాగా ఉపయోగపడే ఆదేశాలను సేవ్ చేసుకోండి. నోషన్, గూగుల్ డాక్స్ లేదా మీకు నచ్చిన చోట ఒక ‘ఆదేశాల లైబ్రరీ’ని సృష్టించండి.
వాడదగిన ఆదేశాలకు ఉదాహరణలు:
“వారపు అప్డేట్ ఈమెయిల్ రాయండి. పూర్తైన పనులు, అడ్డంకులు, ప్రాధాన్యతలు చెప్పండి.”
“ఈ ఈమెయిల్ను మరింత సరళంగా, తటస్థంగా మార్చండి.”
“ఈ పేరాను మూడు ట్వీట్లుగా రాయండి.”
ఈ చిన్న చిన్న పద్ధతులు మీ పనిని వేగవంతం చేస్తాయి.
8. AI పరిమితులు తెలుసుకోండి
AI పనిని వేగవంతం చేసినా, అది అన్నింటికీ ప్రత్యామ్నాయం కాదు. ముఖ్యంగా ఈ విషయాలలో మీ సొంత ఆలోచన, పరిశీలన చాలా ముఖ్యం:
భావోద్వేగ లేదా చట్టపరమైన విషయాలు రాసేటప్పుడు.
వాస్తవాలు, గణాంకాలు, నిబంధనలను పరిశీలించేటప్పుడు.
బహిరంగంగా ప్రచురించే ముందు ఒకసారి తప్పక పరిశీలించండి.
జీమెయిల్, డ్రైవ్లో జెమినిని ఎలా వాడాలి?
మీరు జీమెయిల్, డ్రైవ్లో జెమిని ఫీచర్లను వాడాలంటే, మీకు Google Workspace Business లేదా Enterprise ప్లాన్, లేదా Google One AI Pro సబ్స్క్రిప్షన్ ఉండాలి.
జెమినిని ఆన్ చేయాలంటే:
జీమెయిల్లో: సెట్టింగ్లు → ఎక్స్పెరిమెంటల్ ఫీచర్స్ → జీమెయిల్లో జెమినిని ఆన్ చేయండి.
గూగుల్ డ్రైవ్లో: సైడ్ ప్యానెల్ తెరవండి → ఎక్స్టెన్షన్స్కు వెళ్ళండి → గూగుల్ వర్క్స్పేస్ టూల్స్ కింద జెమినిని ఆన్ చేయండి.
ఒకసారి ఆన్ చేస్తే, జెమిని మీ ఇన్బాక్స్, డ్రైవ్లో కనిపిస్తుంది. మీరు ఈమెయిళ్లు సంగ్రహించవచ్చు, సమాధానాలు రాయగలరు, డాక్యుమెంట్లు తయారు చేయగలరు, ఫైల్స్తో నేరుగా పని చేయగలరు.
